盲信しすぎ？「業務をパッケージソフトに合わせる」のポリシー
両極端すぎる？「業務プロセスをどうするのか？」議論
パッケージソフトを導入する場合、よく聞くフレーズが「業務のやり方をソフトに合わせる」というものです。業務ソフトですから、当然なんらかの業務プロセスが関係します。特に海外製の業務ソフトを導入する際は、海外企業の業務プロセスを前提に作られていることが多く、日本企業が国内で長く続けてきた習慣や常識とは異なる場合があるため、導入時のハードルが高いと言われています。過去は比較的多くの日本企業が、業務の変革を望まず、「今までの業務の流れを変更せずに、ソフト側をカスタマイズする」という判断をするケースがよく見られました。そのために、「日本企業はせっかく合理的な業務プロセスが実装されているパッケージを、わざわざカスタマイズしてしまうので、合理化も標準化も進まないし費用が高くなるだけだ」と、内外のメディアから指摘されてきたのです。
確かに、パッケージをいちいち改造していたのでは、投資規模がどんどん大きくなりますし、カスタムで作った機能についての不具合も発生しやすいものなので、あまり「カスタマイズありき」で進めるのは理想論ではありません。そんな過去への反省もあり現在は、「業務プロセスはソフトのほうに合わせましょう」という方向に急激に変わってきました。
それにしても、この「どちらに合わせるのか？」の議論は、日本人の特性なのでしょうか？非常に両極端に見えます。つまり最近は、「パッケージに業務のすべてを合わせる」という考え方がまるで憲法のように扱われてしまっていると感じるのです。中には、経営トップが「とにかくパッケージに合わせろ」という大前提を指示してしまっているケースもあり、現場が困ってしまうというシーンもよく見られます。こんなことを書くと絶対に叱られますが、このような経営トップはおそらく、パッケージ販売企業のコンサルに言いくるめられてしまったのだろうと思います。
「パッケージに仕事を合わせる」は憲法にしてしまって良いのか？
少し過激に書きすぎましたが、「とにかくパッケージに全業務を合わせよう」という極端な判断は問題含みです。なぜなら、日本企業独自の強みや競争力が、業務プロセスそのものに根差している場合があるからです。功罪いろいろありますが、一人の人が複数の役割を兼任することが多い日本型の雇用環境に対して、ジョブ型雇用を前提とする海外製業務ソフトのままでは、かえって業務に支障をきたすこともあるのです。
たとえば、Aさんが受注処理と材料発注処理を兼任しているケースを考えてみましょう。導入したソフトでは、受注登録画面と材料発注画面がまったく別機能で、メインメニューに戻らなければ行き来できない仕組みだったのです。従って、もともと「受注しながら材料も手配する」という同時進行が可能だった業務が、このパッケージ導入を境に二つの完全分離された機能を使い分けることとなり、逆に作業効率が下がってしまった、という事態に陥ったのです。Aさんはいままで受注と材料発注を一連の作業単位としていたので、受注が入った場合にも即座に納期を回答できていました。今まで使っていたソフトも、Aさん一人で一連の業務をこなすことを支援する機能を提供していました。ところがシステムを入れ替えた後は機能を二つ使い分けることになってしまい、結果的に顧客への納期連絡が滞りがちになり、会社の競争力や顧客満足度に悪影響を与えることになってしまったわけです。
そのような犠牲まで払ってソフト側に業務プロセスを合わせる必要があったのでしょうか？結論は自ずから明らかですね。「業務プロセスはソフトに合わせるのだ」と盲目的に突き進んでしまうことは、会社の強みを殺してしまうリスクを内包しているのです。
競争力やカスタマーサクセス、会社の成長を軸にカスタマイズを考える
とはいえ、多くの会社が過去やってきた「すべてカスタマイズすればいい」という極論に戻ることもできません。まずは自社の業務プロセスを可視化してきちんと説明できる状態にし、ソフトが前提としている業務プロセスとの違いを比較した上で、会社の競争力に大きく関わる部分だけは細かく検討するべきなのです。そこでは、ソフトを修正してでも自社のやり方を維持するのか、あるいは自社が割り切ってソフトに合わせるのか、きめ細かい判断を行います。逆に、競争力にほとんど影響がない部分については、思いきってソフト側に合わせても良いでしょう。経営層は、「業務はソフトに合わせよ」と極論を指示するのではなく、伸ばすべき・守るべき会社の強みを明確に指示した上で、これを実現するためにカスタマイズが必要なら意見具申をするように、という指示を出すべきなのです。
「日本企業はパッケージのカスタマイズばかりするから標準化に乗り遅れる」という指摘が、どの専門家やメディアから出たものなのかは定かではありませんが、これを過度に盲信すれば、せっかくの投資効果を逆に下げてしまう可能性もあるという点は、ぜひ念頭に置いていただきたいと思います。
当社ベルケンシステムズ（株）では、業務可視化支援をはじめとする様々なコンサルティングサービスプランをご用意しております。ご興味があれば是非当社ホームページをご覧ください。
コラムの更新をお知らせします！
コラムはいかがでしたか？ 下記よりメールアドレスをご登録いただくと、更新時にご案内をお届けします（解除は随時可能です）。ぜひ、ご登録ください。
