部下の邪魔をしていませんか？

　前回は、やっている仕事は”重要”かどうか疑問を持ったうえで、重要な仕事に集中できる環境をめざしてほしいということをお伝えしました。中には、一見重要そうに見えてそうでない仕事も紛れ込んでしまうものです。

　緊急性の高い仕事は一見重要性も高いものに見えてしまいがちですが、決してそうとは限らないので”重要性”と”緊急性”を区別して、その仕事が実際にどこに当てはまるものなのかを意識するとよいのです。

　さて、前回緊急性が高いが重要性が低い例として、上司からの割り込みを挙げました。管理職の方々からは反発を受けるかも知れませんが、私の経験からはそんなつもりはなくとも結果的にそれが部下の邪魔をしているということは確かにあるのです。

　管理職の仕事は部下の”管理”ですから、例えば勤務状況の管理も行います。自分の配下にいくつかのグループがあったとして、そのグループ員の一人において当月突出して残業が多くなっているときに、何気無くグループのリーダに歩み寄って、または執務場所が離れている場合は電話を掛けたり、最悪は呼び出して理由を確認するなんてことをしていないでしょうか。あるいはメールで質問するというケースもあるでしょう。この場合は、即答を要求するものでないことが明示または習慣として共通認識されているのであればまだ良いですが、そうでなければ部下のグループリーダは理由を説明するためにグループ員の正確な勤務状況をあらためて確認し、ある程度の時間を消費して返信の文章を考えなければなりません。

　上司としては自分の職務を全うするためなのだから、多少部下の時間を使うことを悪いことと思っていないでしょう。発端がその上の上司からの問い合わせだったり、総務部門からの注意喚起だったりすると、そのようなことに気が回ることさえないかも知れません。

　ここで、この様な問い合わせが重要性と緊急性の高低のマトリックスのどこに位置付けられるかというと、部下からは明らかに重要性が低く、緊急性は上司の要求度合い次第になります。上司の立場からは重要性が高いのかも知れませんが、この様な業務の重要性が高いのであれば、その上司のポジションの価値を疑わざるをえません。

　どうすればよいのでしょうか。まず一つ目は上司が部下の(本来取り組むべき重要性の高い)仕事の邪魔をしているのではないか、ということを常に考えることです。そのうえで、部下の仕事の邪魔をしないためにどうするべきか、どうあるべきかということを常に考えることです。そうすることが自分の組織の全体最適に繋がり、組織としてのパフォーマンスを最大化できるわけですから。

　私の視点からは、上司がこの様なことは部下に確認しなくとも自分で把握できないといけないことになります。別に、配下のグループリーダ、グループ員全員の業務の状況、勤務状況を頭に入れておく必要はありません。必要なときに上司自らが取り出せるように、各グループ内のプロジェクト、定常業務の状況(計画、実績及び偏差)、及びそれらにリンクした勤務状況を管理し、共有する仕組みが構築されていればよいのです。

　その様な仕組みが出来上がっていれば、上司は対象のグループ員の業務が計画に対して遅れ気味であり、現在残業で挽回しているが、いつまではキャッチアップ可能の見通しであること等がわかり、勤務状況は改善していく方向だということを自身で確認できるでしょう。

　その様な仕組みができていなくとも、上司が部下の邪魔をしているのではないかと気がつき、代わりにどうすればよいかということを突き詰めていくと、そういった仕組みの必要性に気がつくべきでしょう。日頃の些細な違和感、問題の陰に、実は大きな改善の種が隠れているのです。