どうしてZoom会議を活用しても生産性が上がらないのか？
皆さん、こんにちは。ヘルスケアビジネス総合研究所の原です。今週はビジネス環境の大きな変化の波に乗って進化を遂げつつあるオンラインコミュニケーションについてお伝えしたいと思います。
新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、多くの企業でリモートワークが急速に普及しました。当初は緊急避難的な措置として始まったリモートワークと対面に替わって登場したビデオ会議ですが、今や働き方改革の中心的な存在となっています。
しかし、単にこれらを導入するだけでは、業務が効率化できないということも言われています。そこで今回は、新しい時代に合わせた働き方を考えたときに、本質的な価値を最大化するための重要概念、リモートワークと非同期コミュニケーションに焦点を当ててみたいと思います。
リモートワークの真の姿
「原先生、うちの会社ではビデオ会議なんて使っていませんよ。試しにやってみたけど、逆に仕事の効率が悪くなったんです。」
あるとき、こんな話を耳にしました。Zoomなどのビデオ会議ツールは非常に便利なので、ついついミーティングを予約するクセが付いてしまう。そうすると、”取り敢えずビール”ならぬ、”取り敢えずズーム”といった風潮が生まれてきます。必ずしも会議を行わなくても良かったものを、毎回会議化してしまうことによって逆にビジネスが非効率化してしまうケースをよく見かけます。
先ほどの会社さんはウェブ会議を全然使っていないということで、一見効率が悪そうにも見えますが、逆に「どうすれば余計な会議を行わずに業務ができるか」という発想で業務効率化を捉えているので、”取り敢えずズーム”のようないわゆる思考停止状態にはなりにくく、これまでと同等の高い生産性が維持できているのです。
ですが、ポストコロナ時代において、これらのツールが活用できないとどんどんと他社から遅れてしまいます。高速化し、グローバル化する現在のビジネス環境にうまく対応するためには、より強力なエンジンを積み込まなければならない。私はそう考えています。
まずは、ビデオ会議というソリューションから一旦脳を解放して、そもそものコミュニケーションの目的から考えてみましょう。
まずは結論からお伝えしますと、ポストコロナ時代のビジネスコミュニケーションの最大のカギは、”リモートワーク”にあります。多くの企業が「リモートワーク」を導入したと言いますが、実際には単に「オフィスでの仕事を自宅に移行した」だけというケースが少なくありません。しかし、真のリモートワークとは、「Work from Anywhere at Anytime（どこでも、いつでも働く）」を実現することにあります。
ハーバード・ビジネススクールのプリスウィラージ・チョードリー教授は、リモートワークを単なる「Work from Home」と捉えるのではなく、社員が働く場所を自由に選択できる環境を整えることの重要性を指摘しています。つまり、リモートワークの真髄は、場所や時間の制約から解放され、個々の社員が最も生産性の高い環境で仕事ができるようにすることなのです。重要な点なので再度お伝えしますが、リモートワークは業務における生産性を最大限高めるための施策です。
ワーケーションがもたらす生産性向上
この考え方を具現化した１つの例がワーケーションです。ワーケーションとは、ワーク（仕事）とバケーション（休暇）を組み合わせた造語で、リゾート地や観光地など、普段の生活圏から離れた場所で働きながら休暇も楽しむという新しい働き方を指します。
一見すると単なる気分転換のように思えるかもしれませんが、ワーケーションには驚くべき効果があることが実証されています。NTTデータ経営研究所らが行った実証実験では、ワーケーションによって以下の効果が確認されました。
- 経験することで、仕事とプライベートの切り分けが促進される
- 情動的な組織コミットメント（所属意識）を向上させる
- 実施中に仕事のパフォーマンスが参加前と比べて20％程度上がるだけでなく、終了後も5日間は効果が持続する
- 心身のストレス反応の低減（参加前と比べて37%程度）と持続に効果がある
- 活動量（運動量）の増加に効果がある（歩数が参加前と比べて2倍程度増加）
出典 https://www.nttdata-strategy.com/newsrelease/200727.html
これらの効果は、日常生活圏を離れることで得られる新しい視点や、心理的距離感によるものと考えられます。普段と異なる環境に身を置くことで、固定観念から解放され、創造性が刺激されるのです。また、リフレッシュ効果によってストレスが軽減され、結果としてメンタルヘルスの改善につながります。
さらに、ワーケーションを通じて得られた新鮮な体験や気づきが、仕事に対する意欲や組織へのコミットメントを高める効果もあります。普段の業務から離れることで、自身の仕事の意義や組織における役割を客観的に見つめ直す機会にもなるのです。
リモートワークと非同期コミュニケーション
リモートワークの生産性を真に向上させるには、ビジネスプロセスの根本的な変革が必要で、その中心となるのが「非同期コミュニケーション」への移行です。Zoomのようなビデオ会議システムは同期が必要なコミュニケーションスタイルを提供していますが、非同期になると深い仕事の時間が確保できるようになります。
というのも、高度な集中力を必要とする創造的な仕事こそが、ビジネスにおいて真の価値を生み出すとされています。非同期コミュニケーションを導入すると、会議やチャットによる中断を減らせますので、社員一人ひとりが集中して仕事に取り組める環境を整えることができるのです。
非同期コミュニケーションの話はまた次の機会に詳しくお話したいと思います。
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