プロマネがひとりで顧客の前に立てますか？

私が企業に勤めていたとき、顧客から「〇〇(企業名)さんは、打ち合わせにたくさんで来るからなあ」と云われたことがあります。決して大勢で参加してくれてありがとうというニュアンスではなく、どうしてそんなに多くで来る必要があるのという懐疑的なものを感じました。プロジェクトがスタートし、これから顧客と要件、仕様等を擦り合わせていくシーンでのことです。

どのようなことなのか推測はできました。参加者は顧客の担当営業、これはプロジェクト当初ではやむを得ないと思います。それからプロジェクトマネージャ(PM)に加え、プロジェクトの対象となるシステムが大きい場合、システムを構成するセグメントまたはサブシステム毎のリーダ。PMの上司。場合によってはさらにその上司…。

丸一日かけて隅々に渡って議論し、結論を得ていくという打ち合わせなら大勢でもありでしょう。しかし、2時間ぐらいの打ち合わせで、一言も発しなかった参加者がいる光景が目に浮かびます。顧客からしても、名刺だけ交換したが、はて、どんな人だったかな、と記憶に残らなかったのでは、顔合わせの意味もありません。

なぜ、このようなことが起きるのでしょうか？

一つは、PMがプロジェクト全体を把握していないことによります。顧客との打ち合わせに臨むなら、議題について必要ならプロジェクト内のメンバに確認したうえで、自分で調整し判断を下せるぐらいの準備はして欲しいところです。といっても、PMがプロジェクトの細部まで、すべてのメンバと同等の知識と経験を持っているということはないでしょう。どうしても専門的な深いところまで突っ込んだ打ち合わせになる場合は、最低限の人選で同行してもらうということは当然あります。ただ、自信がないから既定路線で必要以上に同行者を加えるのはどうかということです。

そして二つめは、PMだけで結論を出せないということによります。決めないといけないことを自分で決断できないので、PMの上司が保護者のように付き添って決断を承認、または上司自身が決断するのです(しかしながら、それだけの面子が揃っても、持ち帰って検討します、というように宿題を残す打ち合わせだったりします)。これは、PMに必要な責任と権限が与えられていない、という状況を表します。初めてPMを経験するので上司のサポートが必要、というケースはあっても良いでしょう。しかし、基本的にPMであるからには、プロジェクト内の決定事項について、自分で判断し結論を出せるぐらい、プロジェクトの内容を把握し、責任と権限を持っていて欲しいものです。

なお、コロナ禍以降、オンラインでの打ち合わせも増えてきましたので、移動時間を削減できることから、必要以上に打ち合わせに参加する人数が増える傾向にあると思います。顧客からは、なおさら、この参加している人たちは誰なんだろうと疑問を持たれることになりかねませんので、やはり参加者は厳選すべきでしょう。

さて、あなたはPMとして顧客の前にひとりで立てますか？あなたはPMを顧客の前にひとりで送り出せますか？