基幹業務ソフトのデータに、簡単にものを言わせる方法

基幹業務を支えるソフトウェアを導入して数年たった会社からある時、「営業担当者ごとの月別売上の推移を自動集計したい」というご相談を受けました。ソフトウェアを導入し、システムとして稼働させた時に、「様々な経営分析をしたいが、今検討し始めるとシステム立ち上げの作業が混乱するので、また後日相談しましょう」という話をして先送りにしていました。早速、どのような形式でデータを集計すれば良いのか、社長も交えて議論を始めたところ、実に様々な要求が出てきました。

社長曰く

「営業担当ごとの成績はもとより、営業所ごとの売上集計もしたい。値引きもそれぞれ裁量を持たせているので、粗利益の集計もしたい。商品の切り口での売れ筋商品やその粗利益率も調べたい。どの商品がどのようなセグメントに売れているのかも知りたい。季節変動があるか、得意先ごとの売上推移を調べたい・・・」

など、要求は実に様々です。その時点では、これらのデータを分析担当者が手入力などで頑張って可能な限り集計して毎月レポートにしているとのことでしたので、担当者の苦労も大変なものでしょう。

一通り、経営管理として必要なデータをリストアップした後、社長から「ソフトを修正しないといけないですよね？どの程度の金額がかかると思いますか？」と質問を受けました。私からは、分析ツールの存在をお教えし、「それを導入すれば、ソフトウェアの変更は不要か、あっても少しで済むはず」というお答えをしたところ、かなり驚かれていました。それもそのはずで、基幹ソフトを導入した後、現場からの細かい要求を実現するたびにそれなりの金額の改修費用が必要だったため、社長はある程度まとまった金額を覚悟していたからです。

この「分析ツール」ですが、あまりデータの扱いに慣れていない方の場合はその存在すらご存知ないでしょう。しかし、大企業では非常に一般的に使われているソフトです。様々なツールが販売されていますが、基幹ソフトウェアがデータベース化されているのであれば、そのデータベースを分析ツールから直接参照に行き、希望する形式でレポートを自動的に作成してくれるものもあります。このツールが利用できれば、ソフトウェア本体にレポート集計の機能が要らないので、思い立ったらすぐにレポートを自動的に集計させることが可能となります。

当然、基幹ソフトを修正してレポートを出力させる機能を追加することもできるのですが、その場合、

必要と思っていたレポートの種類が実際にやってみたら都合が悪かった（例：グラフの形式等）

もっと様々な切り口で分析できるようにしたいと思い始め、機能追加がどんどん膨れ上がる

といった副作用も発生します。それに、機能を実装するための時間もかかりますので、「今日思いついて明日」とはいきません。それに対して汎用の分析ツールの利点は、「参照するデータや作るレポートの形式を社員が柔軟に変更できる」ということにあります。つまり、都度色々な開発作業が不要になるので、トライアンドエラーを繰り返しつつ良いレポートに改善してゆける、という点が一番大きいのです。

分析ツールとして販売されているものは、値段的にも機能的にも「ピンからキリ」ですので、自分たちが必要とするレポートが簡単にできるか、社内データベースにきちんと接続できるか、といった観点で選ぶことになりますが、それ以上に、「自分達でレポートを自由に設定・変更できるか」といった点も考慮するべきです。

基幹業務のソフトウェアを導入してデジタル化する意味の最終形は、「会社の成長に貢献させる」ことに尽きます。ソフトの機能で直接的に企業成長させることができればそれがベストですが、

・データを見える様にでき

・それをスピーディーに分析できるようにすることで経営判断を正確で素早くできるようにする

といったことで企業成長を狙う、という考え方も重要です。業務ソフトウェアを導入する際には、そのデータを分析ツールが参照に行けるか？分析に足るデータを持たせることができるか？について考慮の上で構築する必要がありますし、それができれば長期にわたって持続的な経営改善活動を推進することができるようになるのです。