社長の為のクラウドサービスとの上手な付き合い方

業務システムの分野にもクラウドサービスが普及し、中小企業にとっても手が届く便利なサービスが比較的安価に提供されています。必要な機能を持つサービスを探し、契約さえできれば「いつでも好きなときに好きなだけ使える」というクラウド（≒サブスクリプション）サービスは、従来のように「選定し、購入し、導入設定し、保守を契約し、使いはじめる」という重厚長大型のソフトウェア導入プロセスを必要としないので、会社のシステム化という全ての面においてハードルが低い制度であると思います。

当社のお客さまにも「クラウドbyディフォルト（クラウドサービスを優先して使う）」の考え方でコンサルティングさせて頂いており、大体のケースにおいて何らかのクラウドサービスを使う様になってきています。政府も各種補助金で「クラウドbyディフォルト」を推奨しており、クラウドを使うアイディアに対して補助金の採択率を高くするなど、優先するような政策をとっています。このように、一見「良いところずくめ」といった様相のクラウドサービスですが、一方で気になる使い方をしている会社も目につき始めました。それは、「クラウドによるベンダーロックイン現象」です。

ベンダーロックイン・・・これはユーザー企業がソフトウェアベンダーと離れられない関係に陥ってしまい、他社への切り替えができない状態を意味します。要するに「自社向けに細かくカスタマイズされたソフトウェアを一回導入してしまうと、そこから一生離れられなくなる。それ無しには居られなくなる。他社に乗り換えようとしても大変すぎる。」という状況が生まれてしまい、よりよい方に簡単に乗り換えることができない状態です。これは何もベンダーだけが意図的にユーザー企業をそのような状態に落とし込めているわけではなく、ユーザー企業が勝手にその状態に陥ってしまうことが多いことも特徴です。

通常、クラウドサービスはカスタマイズなしに導入可能なソフトウェアなので、ユーザー企業の事情に合わせて細かくカスタマイズされたソフトとウェアとは異なり、本来はベンダーロックインに陥りにくいものです。ところが最近のクラウドサービスの中には「非常に細かく機能設定できるもの」が出始め、ユーザー企業の細かなニーズへの適用度を高める高度なものが増えてきています。

設定項目が増えるため、設定作業も複雑・高度になり、その作業を外部委託するケースも増えてきています。こうなってくると、結果的にそのクラウドサービスが「ユーザー企業にマッチするように細かく設定された塊」となるため、一見使い勝手が良い様に思えてもクラウドの利点である「乗り換えのしやすさ」の点では損なわれます。これは、いわゆるベンダーロックインに非常に近い状態となるため、「サブスクリプションを未来永劫使い続ける」ということになってしまいます。

この状態が好ましくない、と断じるつもりはありませんが、少なくとも「将来もっと良いクラウドサービスが出現した時、そこに乗り換えることが困難になる」ことは間違いありません。一時期携帯電話の料金プランでも「乗り換えれば安くなることは解っているのだが、乗り換えるための手続きが大変でおっくうになる」ことがありましたね（今でも解消していなところもありますが…）。それと同じ状況がクラウドサービスでは生まれる可能性がある、ということなのです。

では、業務ソフトウェアにおいてクラウドサービスとどううまく付き合っていけば良いのでしょうか？そんなに複雑な話ではありません。まず、「標準設定や標準機能で自社が満足できるか充分に検討する」ことに尽きます。

どうしてもカスタマイズして欲しくなったり、標準機能とは異なる機能が必要になる場合、それが本当に自社にとって必須なことなのか、きちんと判断することです。ここでは決して「現場ができないというから、カスタマイズが必要なのだ」と思い込んではいけません。現場が反対しても、まずは客観的に分析して判断することが求められるのです。一例を申し上げましょう。当社のお客さまの事例では以下のような要求が出がちです。

販売管理システムを導入する

しかし、ご注文書を頂いてから商品を準備するのでは遅い

従って、注文書が来る前に商品を在庫から引き当てたり生産したりする機能が必要だ

これは現場・現実の声でこれに対応できなければ会社の業務が回りません。現場からこう言われた社長は、「受注が無くても製品引当ができる機能は必須である」と判断するでしょう。しかし、これをそのまま真正直にソフトウェアにしようとすると結構大変で例外も多く、会社のコンプライアンス上も課題が出てきてしまう（架空受注がでてきしまう等）ことがあります。これをクラウドベンダーに要求してしまうと、多くの場合は何らかの特別対応が必要となるものです。

しかし、もし「受注前に商品を引当てできるようにするには、仮受注を登録してそれに対して商品引当し、仮受注番号はそれと解りやすい番号体系にしておく」ことさえできれば、通常の受注引当とそれほど変わらない業務プロセスで対応できるはずです。

当社のお客さまのほとんどはこの方法で対応することができ、ソフトウェアのカスタマイズや特殊な設定無しにクラウド導入することができました。そして、これは限りなく通常の業務プロセスであるため、将来他のクラウドに乗り換えることがあったとしても、大きな障壁にならずに済むはずです。要するに「クラウドサービスを使うなら、とことんまで標準仕様で使うことを考える」のが勘所であり、うまい付き合い方なのです。

せっかくのクラウドサービスです。下手な使い方をしてしまった結果、「クラウドサービスにロックインされてしまった」といった困ったことにならないよう、上手に使って頂きたいものです。