「生産性の高い会議」と「無駄な会議」の違い ～会議の生産性を上げる4つのポイント～
私は仕事柄、様々な企業に伺うのですが、そのクライアント先から聞かれる課題のひとつに、「無駄な会議」に関する課題があります。
- 特定のメンバーのみ発言しているだけで出席している参加感がない
- 各部署の報告に関して、意見を求められても、自部署の発表の際に逆に突っ込まれるのが嫌だから黙っていたほうが良い
- 時間に始まり、時間に終わらない
- 報告会的な要素が強く、こんな会議なら集まる意味が無い。
- 最もらしい意見を言うが、結局はできない言い訳で、何も決まらない
- そもそも、この会議が何をやりたいのかの目的が分からない
など、その課題は様々です。
これらの課題の中でも、経営者として持つ課題として一番多いのが、「メンバーの参加感」です。
「うちの従業員は、会議を開催しても、受け身で積極的に会議に参加しようとしない」
「参加メンバーに質問を投げかけても、誰も答えようとしない」
などが挙げられます。
それでは、何故、参加メンバーは積極的に会議に参加しないのでしょうか？
それはズバリ、「会議に積極的に参加することによる対人リスクを避けたい」からに他なりません。
「自分が他部署の取り組みに意見を言うことで、否定していると思われて恨まれたらどうしよう」
「こんな事、今さら聞いてバカにされたらどうしよう」
といった、対人リスクを恐れて発言を控えたり、積極的に会議に参加しないほうが「得」と思っているメンバーが実に多いのです。
しかし、会議で各メンバーが思っていることを発言しないということは、
「良いアイデアを吸い上げることができない」
「他部署の課題に対する改善策がテーブルに上がらない」
「目的の実現・目標達成に向けての建設的な意見が上がらない」
「議論が成されないまま物事が決まるので、すべて他人事で、誰も責任を取ろうとしない」
といった、本来であれば会議という時間を使って、企業としての戦略などを創造する場であり、意思決定の場であるはずが、「生産性」を全く生まない「無駄な時間」となってしまっているのが現状です。
従って、生産性を生む会議にするためには、参加メンバーの対人リスクを取り除く、次の4つの要素が重要となります。
- 「どんな意見を言っても大丈夫」という発言に対する安心感が会議の場にあること
- 「どんな質問をしても大丈夫」という自分の無知をバカにされない土壌があること。
- 「失敗・間違いを受容する」という挑戦しやすい環境があること
- 「自分らしくいて大丈夫」という、どんな発言をしても否定されない、多様性を受け入れる風土があること。
これらの要素を「会議の場」が持ち合わせているかどうかが重要であり、これらの要素を会議のルール化することで、参加メンバーの対人リスクの軽減に繋がり、心理的安全性の確保に繋がります。
自社の従業員の会議に対する「参加感」を嘆く前に、
「メンバーが発言しやすい雰囲気があるか？」
「どんな質問をしてもバカにされないか？」
「チャレンジしたことに対してミスや失敗をしても責められないか？」
「YESマンではなく、違う意見を言っても受け入れてもらえるか？」
といった「会議の場」になっているかどうかを内省して、できていない項目があれば改善するべきです。
それが、会議の生産性の向上に必ず繋がるはずです。
あなたの会社は、会議の生産性を高める努力をしていますか？
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