「システム部門が依頼した効率改善システム案のイメージが違う！?効率改善システムの外注先の動きが悪い時どうするか？」

「先生、システム運用の責任者どこか、良い人いないでしょうか？」とあるチェーンの経営者からのご相談です。

生産性をあげるために、各店がやっている、にわか作業指示書づくりを見直し　作業効率を上げられたい。とのこと

――――必要なのは、システムを発注や、開発する人材でなく、生産性を上げる仕組みとそれを運用する人材です。と伊藤は申し上げました。

理由は簡単で、実際に使う側にあわせた、システム導入が、もっともスムーズに導入できて儲かるからです。

こういったことがわかっていませんと、売り上げデータやLSP、勤怠システムにしても　システム任せにすると「え！」という目を疑うものが出来あがってきます。最悪なのは、それを入れても1円も人時生産性があがらず、骨折り損のくたびれもうけになりかねない。ということです。

今、必要なのは、会社全体の人時生産性改善であって、その推進者は、店舗運営部となります。店舗運営部は、運営経費の中から資金を捻出し、それを何倍の利益に増やしていくのか方向性を示し、社長と確認をしてすすめていくことになります。

「それが　分からないから苦労している！」という声が聞こえてきそうですが・・・

先の企業も、勤怠・売上・商品のシステムが、耐用年数を超過していたことから　更新と合わせて、そこに作業ロスを管理するシステムをくっつけて、業務標準化をできないか？ そのトータルを管理できる人材が欲しいというのが事の始まりでした。

これからは、売上　業務内容　人件費　勤怠が一体化し、どこで業務が滞っているのか？わかるものが必須となります。
しかし、メーカーの推奨するグループウエアは高価なうえ、運用にあたっては、人をおかなくてはなりません。

ソフトと機器に大金をかけ、人を採用しさらに金をかけ続ける。融資による投資だから、失敗できない。　古くなったものを借金して、金のかかるもの買い替える。この計画からは、全く将来が見えてきません。

断っておきますがシステム更新をやるな！と申し上げてるわけではありません、現状１％前後利益率を2倍3倍にしていくためには、仕組み作りが必要となるからです。

この部分をつくらずして、やれ　システム投資だ、人材確保だということをすれば、どうなるかは、素人でもわかることだからです。

「やってみないことには　わからない」という声も聞こえてきそうですが、

改装も含め直近3年間で過去投資してきた、案件ごとの投資回収率の結果はどうでしたか？

とお聞きすると、皆さん

「うっ？」と言葉に詰ります。

投資回収が出来ていない投資案件の多くは、人に作業がついた業務まま、お金がかけ続けられたものが多く、そのためどこに問題があるのか？発見することができないのです。

解りやすい例でいえば、照明をLEDに切り替えて、１割の電気代が落ちたと大喜びしている経営者もいますが、そもそも、LEDにすると3分の１に消費電力は下がるはずです。

仮に、照明と動力の電気代の構成比が各5割づつとすると、照明部分が6割落ちれば、全体で3割は下がるはずなのに1割しか下がっていない。これがおかしいことに気づかないのです。

不要な電気が人手によって、使われていることから電気代が上振れしているのです。それは、無駄に照明をつけていることもありますが、それ以上に残業で残っている人がいるということです。照明も空調もそれに準じて稼働することから電気代が下がらないのです。

同じ投資をしても、人に付いた業務を　業務に人を付けるやり方に置きかえない限り、出てくる結果はバラバラで、利益未達が繰り返されるのです。

本当に人手が必要な最小限のところだけを人の手作業に限定し、それ以外は自動化にすることで、誰でも同じ水準のサービスが提供できることが、チェーン経営の利益源となるからです。

実際に、業務改革プロジェクトに取組まれている企業では、会社の行動力と決断が圧倒的に速くなります。

年末に向け、残業の多い売場が発生すると、社長から、「どこの業務が大変なのか見えるようにしてくれ！」と業務改革課に指示が出されます。

先般あったのは、生鮮売場で、毎月５０時間以上残業をしているマネジャーがいて、　一向に早く帰ろうとしないことが問題となっていたため、業革調査メンバーは直ぐに動きました。

該当マネジャーは店長代行もやっていて、報告や事務作業を次々にこなせる、いわゆる優秀な方です。

調査をしてわかったことは、マネジャー自身が発注業務を抱えていたため、店長代行業務が重なるときに残業になっていていたため、次のように結論づけました。

やるべきことは２つあり、一つは本部からの無駄な指示を減らしていくことと、二つ目には、発注業務は誰がやっても同じレベルにすることが、喫緊の課題として出てきました。

さらに、その周囲について調べていくと、部下のパートさんも残業を毎月30時間以上やっていたことがわかり、何でもこなす彼女のところに仕事が集中し、残業になっていたのです。

かつて　売上が維持できて、店舗に大勢人が居た時は、発注や本部指示も残業といった、人海戦術でこなしてきましたが、今は、売上は下がることはあっても、人件費は下がることはないことから、こういったやり方が長続きしないことは明白です。

そこで「第一段階として、マネジャーは発注をパートさんに権限移譲し、第二段階で発注の自動化一斉導入」が決まりました。

なぜ、こういったことが、出てこなかったのか？要因のひとつは、店長による　契約更改面談がされてなかったことと、業務改革部による　非効率業務調査が行われていなかったということです。

本来であれば、店長は、年に一度契約更改面談をして、こういった問題が浮上して来たら、すぐに動かなくてはなりません。

と申しますのは、パートさんも勤続年数が長くなれば家族構成も変わり、働ける時間帯も変わってくるからです。会社の人材を有効活用するには、面談で掌握しておくことが、人時生産性の改善に大きく役立つことは、言うまでもないからです。

先のパートさんも、ご本人もできるものなら、早く帰りたいのに帰れない状態にあったのです。こういったことは、直属上司には話しにくいものですが、店長であればそういったことについても相談することができるので面談は、店長の役割と言えます。

一方、会社側としては、店の運営状態を把握する作業指示書を整備しておかなくてはなりません。面談時に、どこで過不足があるのか明確にしておくことで、適正な人員を配置が直ぐにできるからです。

「そもそも　現時点で、作業指示書といった形式のものはない」という声が聞こえてきそうですが、

こういった作業指示書がありませんと、優秀な人に、仕事が集中しそれが残業となります。そのため頑張っている人が叱られ、人件費がオーバーしてしまう。といっったおかしなことが起こり、不満の温床となり離職問題が発生します。

店長面談は、年に一度はやってくださいと申し上げるのは、各売場に任せきりでいると、こういったことが　当たり前のよう毎日繰り返され、それが３６５日積み重なっていくことで、個人の自由な時間を奪い、もっとまずいことにそれが会社の利益棄損につながってしまうということです。

こういった取り組みをせずに、いきなり業者のための、システム担当を採用しても、無駄な人件費を払うだけだということです。

確かに、なんでも０から立ち上げていくコトで、独自性や再現性は高まります。それは、自力で出来る下地のある企業だから出来る術であり、売上利益率１％台の企業がやれば、赤字状態となってしまうことから、おすすめできることではないと言えます。

業務改革プログラム概要は　セミナー時にお伝えしておりますが、まずは運用面で長期的な戦略を構築してその上で、最適なシステムを導入していく、ということになります。

システムやソフトは1円の利益も生みません。問題は利益創出の仕組みと運用であり、システム部門中心で考えた場合、回収目処の立たない投資になってしまうということです。

さあ、貴社ではまだ、システムありきにこだわって遠回りをしつづけますか？それとも、一足飛びに最短で生産性を引き上げる道を進みますか？