「生産性の高い会議」と「ムダな会議」のやり方の違い

働き方改革、業務効率、生産性が叫ばれている中、その貴重な時間を使って開催する「会議の質」が問われています。

ある調査では、会議に必要性を感じない人が７割以上という結果が示すように、会議自体、ムダな業務のひとつとして挙げられていることは事実としてあります。

しかし、皆が顔を合わせて向き合って議論する場は、会議しかなく、これから更なる業務効率、意思疎通、生産性を上げる上でも「会議」というツールを効果的に活用することが重要であることは間違いありません。

また、ムダと判断して辞めた定例会議も、その後の情報共有や意思疎通不足から起こるトラブル等から復活した事例も沢山あります。

そういう私も仕事上、クライアントのところに伺って、ほぼ毎日、会議に参加していると見えてくるのは、明らかに違う「会議」の場づくりです。

「ムダな会議」の５つの特徴としては、

１．目的、ゴールが見えない

会議の目的が不明確で、情報共有の場なのか、何かを決めなければいけないのか、どこまで決まれば良いのかがメンバーに共有されずに不明確。

２．単なる報告会

各部署からの報告をするだけで、メールでの共有でもいいと思ってしまう事はよくある事です。

報告会がいけないという事ではなく、各部署の取り組みを共有することは大切なことです。

しかし、それに対して我関せず、質問もリクエストも、議論にならないというところに問題があります。

自分が意見すると、自分の発表の順番の時に突っ込まれてしまうと思い、静かにしている、その「他人事」が問題なのです。

３．トップの演説の場

こちらも、トップの方針や想いを共有することは大切なことです。但し、一方通行であることが問題であり、受けてのメンバーがそれについてどう思ったかを聞く等、双方向のコミュニケーションが必要です。

４．結論が出ない、決まらない

最もらしい、できない理由ばかりが議論されて、結局何も決まらない会議も後を絶ちません。

その為のゴール設定をすることが重要であることと、単なる意見や、否定はしないという会議の参加ルールを決めて、発言は「質問」か「提案」か「リクエスト」のみに限定する等の工夫が必要です。

５．時間に始まらない、時間に終わらない

会議に遅れてくるのが習慣化されている、途中で電話対応で抜ける、会議の参加率も悪い、結局、時間に終わらない。

このような会議であれば、やらないほうが良いという結論になってしまいます。

忙しいのは皆同じ、自分の会議に対する必要性、優先順位が低いだけの話しです。

一方で生産性の高い会議の５つの特徴は、

１．目的、ゴールが明確

事前に会議のゴールがメンバーに知らされており、会議のファシリテーターが、会議の冒頭で今日のゴールを共有した上で会議が始まります。

２．全員参加型

特定の人が話すのではなく、全員、発言の機会がある仕組みを作っています。

例えば冒頭で、「最近嬉しかったこと」をひとりずつ発表して、発言し易い場づくりをした後に議論に入ったり、ポストイットに意見を全員に書かせて、全員の意見を発表させた後に議論に移ることで、全員の参加感が高まります。

３．事前準備がされている

　メンバーが集まってから「何か議題ありますか？」といった会議は、開催することが目的化しています。

事前の議題の共有、資料も当日配布ではなく、事前配布し、目を通した上で会議に臨むなどの工夫があります。

４．時間に始まり、時間に終わり

時間にメンバー全員が集まり、途中退席、欠席も無く、時間に終わる。このことが生産性を上げる為には重要であり、欠席の人に会議後に伝える手間も減り、延びることを想定して、会議時間後の予定を組むなどの時間的ロスも解消し、生産性に繋がっています。

５．笑顔がある

腕を組んで、しかめっ面で臨む会議では、創造的なアイデア交換や、みんなの士気を高める会議にはなりません。

ＢＧＭをかけたり、茶菓を用意したりして、会議の時間こそ、みんなが参加することが楽しみになる、必要性がある会議にする工夫がされています。

 

このように、生産性の上がる会議とムダな会議の違いがありますが、最終的には、「皆が、今の会議に必要性を感じているか？」が重要であり、必要性を感じていないメンバーが居るのであれば、話し合う内容を見直したり、会議のタイムテーブルを見直すことも重要です。

ある企業では、いつも売上に関するツッコミばかりで、責められる場でしか無いという営業会議があったのですが、「お客様の喜びの声の共有」や、「うまくご成約いただいた成功事例の発表」、「メンバーに対しての今月のありがとうの発表」など、タイムテーブルを見直した結果、笑顔に溢れ、その後のチーム全体の売上増に大きく貢献した会議に生まれ変わった事例もあります。

まずは、自社の会議体を整理し、目的、必要性の確認の後、会議の中身を見直すことで、生産性は大きく変わる可能性を秘めています。

あなたの会社では「生産性の上がる会議」を実施していますか？

それとも、「ムダな会議」をしていますか？

 

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