スタッフの考えを共有する具体策

最近、ある社長と話しをしていたところ、「スタッフが何を考えているか読めない」という話しがありました。

一般的な会議の中でも、報告会的な要素が強く、なかなか本音で議論する場が少ないのも現状です。

ましてや中途入社の方や、異動で配属になったリーダーは周りから見ると、「様子見」であったり、「お手並み拝見」という感じが多く見受けられます。

私に言わせれば、その「様子見」や「お手並み拝見」の時間も勿体なく思っていますし、その期間は生産性も上がりません。

従って、早くお互いの信頼関係を築き、本音で話し合えるような職場環境を作ることが重要だと考えます。

それでは、どのようにすればスタッフ同士の考えを共有できるようになるのでしょうか？

大きく分けると３つのステップがあります。

まずひとつ目は、「メンバー同士の事を知る仕組みづくり」というステップです。

同じ職場でありながら、仲間の趣味や住んでる場所、家族構成などを全く知らないという職場も見受けられます。

個人情報等色々あると思いますが、そもそも、どんな人かも分からなければ職場の信頼関係は成り立ちません。

お互いがお互いを知ることは、相互理解にも繋がり、同じ野球部だった、血液型は同じA型、同じやぎ座等、このような共通点があると一気にコミュニケーションも進み、関係性の構築を促進します。

事例でいうと、新しいスタッフが入ってきたらプロフィール表を作成して、従業員食堂に貼り出す、各部署にメールで配信される等、皆が親しみを持って話しかけてくれるネタの提供、仕組みをつくることもひとつの方法です。

また、会議の冒頭でメンバーそれぞれから「最近ハマッていること」を発表することもよく実施します。アイスブレイクも兼ねられますし、固い会議を意見が出やすい場にする意味でも、仕事以外の最近のお互いの状況を知るという機会をつくるということがまずは大切です。

ふたつ目のステップとして、みんなで向き合える「場」を作るということです。

生産性が上がらない会議が多いので、会議は辞めてメールで共有みたいなことも多いような気がしますが、最終的には、人と人が向き合って話す以上のコミュニケーションはありません。

従ってそのような場を意図的に設けることは重要です。

特に「体制が新しくなった組織」であったり、「うまくいっていないチーム」は尚更です。

頻度は、週に一度をお勧めしていますが、厳しいようであれば2週間に１度、最低でも月に１回は必要です。

最近では、会社で社員旅行や運動会の開催等、スタッフ同士が触れ合う場を意図的に増やしている企業も増えています。

３つ目は、向き合った場の話しの中身を工夫することです。

「みんなの考えを共有する」為の場を作るに越したことはないのですが、なかなか、忙しい中でそのような場を設けることが難しいケースもあります。

その場合は会議の時間の内容を一部変更して「みんなの考えを共有する場」にすることであれば可能だと思います。

いつもの売上の報告会、社長の一方的な話しの会議ではスタッフの考えを共有することはできませんので、テーマを設定して、みんながそのテーマに対してポストイットに記入して発表するということをお勧めしています。

テーマは例えば「この会社をどうしていきたいか？」、「みんながもっと働きやすい職場にする為にすべきことは？」等、最初は各自でポストイットに記入して、それをひとりずつ発表していくというシンプルな流れですが、各スタッフが何を考えているかが共有できる場となります。

もっと話し合いたい場合には、ワールドカフェ形式もお勧めです。

４人１グループになってテーマを決めて話し合い、途中でメンバーが入れ替わるというスタイルですが、４人グループなので、みんなで話し合いやすく、活発な議論飛び交い易くなります。

このように、

①　お互いを知る仕組みを作る

②　お互いを知る「場」を作る

③　議論のし易い環境、テーマを決める

このステップを踏むことを社内の仕組みに取り入れることで、スタッフの考えている考えや価値観を共有することができます。

最近ですと、セクハラ、パワハラを恐れる余りに、どこかお互いコミュニケーションを避けて、信頼できずにギスギスした職場が多いように感じます。

普段からスタッフ同士が、お互いに興味を持ち、お互いのことを知る努力をすること、そして、普段ではできないコミュニケーションを会社でもフォローすることが重要です。

あなたの会社は、スタッフ同士の考えを共有できていますか？