ホームページが更新できていない会社に共通していること、、、〇〇が無い！

「忙しくて、マニュアルまで手が回らないそうです」

初めて展示会に参加し、大成功を収めました。社長の話を聞いていると、こんな可笑しな言葉が出てきました。

「忙しくてマニュアルが作れない」

この可笑しさが解る社長は年商１０億の考え方ができています。解らない社長はきっと下記のような状況に陥っているはずです。

「多くの仕事を、自分で抱え込んでしまっている」 か 「全てが、やりっぱなし」

---

マニュアルを特別なものと考えてはいけません。マニュアルとは、あくまでも業務の一部であり、業務そのものという認識が必要です。

例えば、工場で「在庫管理の仕組みを改善した」ということは、どういうことでしょうか。これは、マニュアルや仕組みに落とし、多くのスタッフが出来る様にした状態のことをいいます。思考錯誤してうまくいったものを、残して、展開する、ここまでが仕事です。もし、マニュアルや仕組みに落とさず、スタッフに指示しただけでは「改善した」とは言えません。

検査工程で「検査の基準を変えた」ということは、検査のマニュアルや基準表を修正し、それをスタッフに周知した状態をいいます。

これが当たり前の考え方です。ですから、「マニュアル作成とは、根本的に、業務の一部という認識」になります。工場の在庫管理の担当社員は、マニュアルをつくるのは当然の仕事です、検査工程の担当社員は、検査マニュアルや基準表を修正し、周知することも当然仕事なのです。

この当たり前の認識をもっていない会社が多くあります。そういう会社では、「会社内に、マニュアルが存在しない」という状況になります。

---

冒頭の会社は、初めてのフェアに出展し、大成功を収めました。そして、今後も、年２回のペースで出展していくことを決めました。この日、確認させて頂くと、「マニュアルが忙しくて作れない」という答えです。

これが、『マニュアルは業務の一部という会社』では、下記のようになります。フェアの企画段階からマニュアルをつくり出します。正確には、フェアの運用書や企画書が、そのままマニュアルになります。フェアの準備期間で決まったことや、そこで検討した内容などを、随時記録に残していきます。それがそのまま打ち合わせ時の資料になります。そのたびに追記していきます。そして、フェアが終了すると、関係者が集まって振り返りを行い、その結果をマニュアルに追記します。

次のフェアの準備開始時には、そのマニュアルを引き出します。それにより楽に、より良く運用出来る様になります。その時には、フェアという業務は、ひとつのルーチンワークとして、部下に渡すことになります。

そして、そのフェアが終わった時には、その部下によって、そのマニュアルはまた育つことになります。このとき、その部下にとっても「マニュアルは業務の一部」になっています。

マニュアル作成とは業務の一部なのです。ですから、「忙しくてマニュアルが作成できない」というのは、可笑しいのです。

---

 

『何か新しく始めたら、マニュアルがセット！』社長は、「新しいことをした時には、一緒にマニュアルをつくる」という思考を身に付ける必要があります。

自社のホームページを業者に依頼して作成しました。今後、更新が必要になります。ですから、運用マニュアルを作成します。そして、スタッフにそれを依頼します。それにより、その業務を『ルーチンワーク化』し、スタッフに任せることができるのです。そして、そのスタッフは、その後、改善したことや社長からの指示を、そのマニュアルに残すことができます。

この発想がない社長はこうなります。

自社のホームページを業者に依頼して作成しました。最初数か月は自分で業者に依頼して更新しますが、段々しなくなります。その結果、「トピックス欄に、３回ぐらいの更新履歴があり、それは数年前のもの」という格好悪い状態になります。また、スタッフにも依頼していないので、まだその仕事は社長自身が持っていることになります。そして、次のリニューアルまで、数年間そのままということになります。そして、リニューアルしても、また・・・

この後者の社長は、すべてがこの状態になります。人事評価をやり始めても、それを「自分」が持ったままいます。現場定期監査、全体清掃、会社カタログ、社員研修、忘年会、メルマガの発行、社内報、、、

やり始めるのはいいですが、必ずそれを誰かに渡すことが必要です。でなければ、「自分が言い出さないと動かない」という状態になります。改善もされません。カタログは古いまま、、、社内報は２回で終わり、、、

これが出来ない社長は、その積み重ねの結果、「多くの仕事を、自分で抱え込んでしまっている」 か 「全てが、やりっぱなし」という状態に陥ります。

『何か始めたら、運用はセット。マニュアルをつくり、スタッフに依頼すること』、これを忘れてはいけません。

---

そんな「マニュアルが無い社長」の元では、 社員にも、当然「マニュアルは業務の一部」という意識が無くなります。

その結果、「忙しくてマニュアルが作れません」という、可笑しなことを言うようになります。もっとひどいと、『マニュアルを作成する担当者を、別に任命する』ことや、『マニュアルの作成を外部に依頼する』ということにまでなります。これでは、何のための部門であり、社員でしょうか。

マニュアルを作るのが社員の役目、そして、そのマニュアルを使って『多くのスタッフ』を動かすのです。