衰退組織には、偶然がある！ 成長組織には、意図がある！

ある経営者の方とお話をしていた際に、新任役員に対する愚痴ならぬ、悩みごとの 告白がありました。

いつも通り、少々設定を変えてのお話となりますが、御社の状況と比べていただきましたら、何かしらのヒントを得ていただけると思います。

その新任役員の方は、営業部門を担当として、新たに組織に加わった方。

前職での経験に鑑みて、大変期待高く入社してもらったそうです。

ところが、社長曰く、肝心要の営業成績が鳴かず飛ばすの状況というのです。どうやら、”過去の自分の成功パターンをそのまま引きずっているのではないか”というのが１年間彼の行動、言動を見てきての社長の結論。

是非一度話してみて欲しいというので、その役員の方と面談をしました。

少々内容を端折ります。

その新任役員の方と営業のプロセスについて話した時のこと。営業のプロセスを詳しく確認したことがあります。一つ一つのステップの必要性と意義について、その役員の方に確認をしていったのです。すると、、、、 その方、途中でバンザイされました。

営業力を見込まれて入社となった新任役員が、なぜ営業プロセスのステップの話でバンザイすることになったか？

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何気なく踏んでいる業務のプロセスには、思わぬ改善ポイントがよくあります。というのも、どんな業務プロセスにも、本来は意図があってしかるべきです。が、あたかも黄金律のように、不可侵で続いているプロセスの中には、意図がわからなくなっているケースは少なくありません。

この新任役員の方と確認したのも、個別の営業プロセスの意図です。

「なぜこのプロセスがあるのか？」「どうしてこのプロセスが必要なのか？」「それぞれのプロセスににどんな意味があるのか？」こんな質問を私から投げかけられるうちに、実は、何気なくそのプロセスを辿っていることに本人が気がついたそうです。

前職で先輩から教わったまま、大切に守っていた営業プロセス。使い慣れたその手法ではあったのですが、その意図を理解していなかったが明白になり、バンザイすることになったのです。

少し具体的な事例でお話しましょう。

新入社員が、会議の資料作りをするとしましょう。10枚ほどのパワーポイントの資料をホチキスでもしていると、先輩から、ホチキスの位置が違うと注意されます。

すぐに修正するわけですが、そのときに、「なぜ、最初にホチキスをした位置はダメで、先輩の指示する位置が正しいのか？」を理解していれば、サイズの違う紙が入ったり、向きが違う資料が混ざった会議資料の場合でも、その時々の正しいホチキスの位置は、自ずとわかります。

意図が理解されていれば、状況変化に対応可能なのです。

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ことプライベートでは、結果オーライ！という考え方も個人的に嫌いじゃありません。ですが、組織運営では、一回きり上手くいくだけではお話になりません。またある場面ではとてもうまくいっていたやり方も、偶然そうだった、では、展開できないのです。

組織で成果を上げるためには、誰もがそこそこ上手く出来る仕組み、プロセスを定義して、展開しない限り、リスクを増大させるだけにもなりかねません。

「たまたま、上手くいった。」これは、ボーナスくらいに考えて、これに頼ってはいけません。

特に、これは、企業の発展段階で、十分に注意する必要があります。

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起業ステージでは、たまたまだろうが、なんであろうが、まずは、売上げ上げれば、そこそこよいのです。

ところが、拡大ステージでは、人が入れ替わっていきますので、再現性が重要になってきます。

誰もがそこそこのレベルを達成できるプロセスを確立できなければ、業種業態関係なく、組織の拡大、売上げの拡大にブレーキがかかります。

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ところが、ステージが変わるというのは、自分ではなかなかわからないもの。
明確に境界線が見えるわけではありません。

少々残念な企業やら、組織というのは、ステージが変わっているのに、偶然任せのまま組織運営が行われています。

折角新しいメンバーが増えても、うまく業務が引き継がれず、成果がなかなか出ないということが起きてきます。

その結果、人が育たない。定着しない。という状況が、知らず知らずできあがっていきます。

幸運は良いこと。だけど、幸運には賞味期限があるんです。ツイテルうちに、しっかりと振り返って、偶然から抜けなければいけません。

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組織の成長スピードが早い、成長が持続する組織は、意図をもってプロセス設計に取りかかります。 もちろん、意図があれば、最初から上手くいくわけではもちろんありません。

ですが、意図をもってやるからこそ、結果検証も容易になります。

何気なくやれば、どこを改善するべきかの答えを得るためには、より多くの試行錯誤が必要になってきます。

業務を人に引き継いでいくためには、始めに意図を持つことからはじまります。

最終的な成果物は、マニュアルを作ることですが、”意図を持つ”か否かで、 マニュアルの精度、そして、改善の幅、スピードもまるで違います。

こうして書いてみると当たり前のようですが、 多くの会社では、マニュアルが出来たとしても、ほとんど改訂されずに、マニュアルが形骸化していきます。

形骸化したマニュアルは、本来の目的からズレていきます。これがあらゆるマニュアルの宿命です。ですから、マニュアルの発信者、マニュアル作成の責任部署は、マニュアルがあること、マニュアルを作ったことに安心せずに、本来の意図が伝わっているのかの確認を怠ってはなりません。

成長スピードが早い組織は、このマニュアルの見直しを定期的に行っています。
一見面倒な作業が、組織の成果、組織の生産性を左右することをしっているからです。

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業務がドンドン効率化される！

生産性が改善していく！

こうした状況を作り出すには、「意図」を持って業務を進めるという 意識がとても重要になっていきます。

さて、御社の場合は如何でしょうか？

意図をもった業務の構築ができていますか？ そして、それを見直したのはいつですか？