書類の流れを予め作る

パソコンでデータを保存する時、今はあまりデータ容量を気にしなくてすみます。

さすがに、動画データを大量に保存する時はそれなりの容量をとるので、時には整理することも必要ですが、ワードやエクセルで作った資料などは「これって何バイトなの？」と検証するまでもなく、バンバン保存しています。

この点は技術進歩の中でも貢献度の大きい項目です。

一方で、書類の場合。

大きなスペースがあれば、あまり分量を気にすることもありません。だから、もらった資料などを「取りあえず捨てずに取っておこう」という方も多いのではないでしょうか。

昨年、起業当初からお世話になっているクライアントさんが事務所を移転することになりました。私も月1～2回、その会社にお伺いしていたので、キャビネットを一つお借りして、勉強会やセミナーでもらった資料や仕事で必要な本などの一部を保管してもらっていました。そこで、移転を機に保管してもらっていた書類を自社で引き取ることになったのです。

段ボールにして7個！「取りあえず捨てずに取っておこう」と思った書類も9年以上になるとそれなりの量です。年末にかけて、要る書類と要らない書類を仕分けして、要らない書類を廃棄したのですが、思ったよりもかなりの時間がかかりました。

会社で保存すべき資料の中には決算書のように法律で保存期間が決まっているものもあります。それ以外にもお取引先との契約書や申込書など会社の活動を続けていく上で保存しておかなければならないものもあります。これらについては、一定のスペースを確保して7年間なら7年、きちんと保管しておく必要があります。

では、5年前に参加した時のセミナーの資料はどうでしょうか。その時は「これは勉強になった！」「後でまた参考にしよう」と思って保管してあったとしても、結局その後1回も見直すことなく、ファイルに挟んだままというご経験は少なくとも一度ぐらいはあるかと思います。

パソコンやサーバーに保存した資料は検索すれば比較的簡単に見つけることができます。容量を気にせずに保存し、保存名を後から分かりやすい形で決めておけばOKです。

一方の書類。仮に分野毎に分けて、これは営業関係、これは経理関係ときれいに整理して保存しても、必要な資料をすぐに見つけ出すのはけっして簡単なことではありません。

そして、何よりも目に見えて書類の量が増えていくので、過去の書類はどうしても埋もれてしまいます。また、「後でまた参考にしよう」と思って保管していても、その後1年間で一度も見ない資料は、今後も振り返らない可能性が大きいです。

だからこそ、会社として、書類を捨てるルールを予め決めておくことが必要です。

法定で保存期間が決まっているものや取引の関係で保存が必要なものは別にして、「6ヵ月経った資料は原則としてすべて捨てる」、「どうしても必要なものは電子化して保存する」、というように最初に決めておかないと書類は必ず増え続けます。そして、必要な時必要な資料を見つけるために貴重な時間を浪費する結果になるのです。

また、あまりにも書類が多いとそれを保管するスペースが必要となります。事務所が手狭になってきた理由の一つとしては、社員数が増えた以外にも、保管している書類が増えて収納スペースが足りないということがあります。そして、それは事務所の家賃や倉庫での保管料という形で会社の収支にも影響を与えます。

私も年末に断捨離したのを契機に書類の保存量を一定にすることを今年の目標の一つにしました。スペースを作らない限り、新しいものは入ってきません。