ムダな会議が増えていませんか

世の中にはいろいろな会議がありますが、私は大半の会議はムダだと感じています。なぜかと言えば、そもそも会議の目的が不明のものが相当数あるからです。たとえば、最近出席したとある会議はオンラインで行われましたが、参加者はカメラオフ、内容は事前に送られた書類を読むだけ、という近年まれにみる信じられないほどムダな会議でした。いったい何が目的だったのでしょうか。

この内容で、なぜ同じ時間に人を集める必要があるのかわかりませんが（そもそも会議の必要がない）、会議本来の目的はどこかに飛んでしまい、とにかく時間と場所を決めて関係者を集めることが目的となっているのでしょう。それが至る所で毎週、毎月、毎年繰り返されているのです。

やる方はまだいいかもしれませんが、参加する方はたまったものではありません。通常の報告や連絡だけであれば、書面を流せば済む話です。ここでムダな会議の例を挙げてみましょう。

１．目的が不明‥　これは最悪です。会議の意味はありません。即刻解散してください。

２．事前にアジェンダが準備されていない‥　こういう会議も非常に多いですね。アジェンダは実施すべき計画や行動計画を意味し、「会議の進行表」と思ってもらえばいいと思います。要するに会議中、どんな順番で何を議論するのかが決まっていないということです。これでは会議は長引き、何も結論が出ないムダな会議になってしまうでしょう。アジェンダの有無で会議の成否は80％以上決まります。

３．ファシリテーターがいない‥　こんな会議も多いのではないでしょうか。ファシリテーターとは、会議の取りまとめ役であり、参加者の意見を引き出し、情報を整理し、最終的な合意形成に導く役割を持っています。単なる進行役ではありません。

４．時間通りに終わらない‥　上司の話が長いことが大半の理由でしょう。しかも長い割に解決策もなく、結論もない。自分の意見・感想を延々と話して終わり。ムダな会議の象徴でもあります。

５．結論が出ない‥　何のために集まるのかがわかりません。４．とも被りますが、上司の言いたいことばかりで、ほかの参加者が発言せず、同じところを堂々巡りしてしまうのはよくある要因の一つです。

他にもまだまだありますが、以上のような例はムダな会議の典型です。しかしながら、大半の会議はこうなっていると思いませんか？

さて、では良い会議とはどんな会議でしょうか。あっさり言えば、上記の５つを裏返ししたものです。すなわち、会議の目的をはっきりとさせ、事前にアジェンダを準備し、ファシリテーターをつけ、時間通りに終わり、結論を出す。

簡単に言いましたが、これがなかなか難しい。経営トップが変わらなければ何も変わらないからです。一社員がどんなに頑張っても1ミリも変わらないでしょう。つまり経営者がすべてのカギなのです。

経営者の皆さん。まずは自社の会議を見直してください。おそらくその8割以上はムダな会議です。少なくとも今回挙げた５つをチェックし、５つすべてに当てはまるものがあればすぐにやめる。３つ以上、いや２つ以上当てはまる場合でもいいでしょう。部分的な改善をするよりは、いったんやめてしまうのも一つの手です。驚くほどムダな時間があったことに気が付かれると思います。